Met de Autoflex Telefooncentrale zie je bij elk telefoontje meteen wie je aan de lijn hebt. De juiste relatiekaart staat voor je klaar voordat je opneemt.
Zie wie er belt voordat je opneemt
Met de component Autoflex Telefooncentrale koppel je je VOIP-telefooncentrale aan Autoflex. Je centrale geeft bij een gesprek het telefoonnummer door en Autoflex zoekt de bijbehorende relatie erbij. Staat het nummer bij een klant, dan opent zijn kaart vanzelf.
Je ziet meteen met wie je spreekt, welke voertuigen bij deze klant horen, welke werkorders er lopen en of er nog posten openstaan. Vanaf dat scherm klik je door naar de planning of de workflow.
Zo begin je ieder gesprek voorbereid. Geen naam of kenteken uitvragen, geen zoekwerk, gewoon direct inhoudelijk verder.
Wat de Autoflex Telefooncentrale voor je doet
Het scherm zet je naast je planning open. Gaat de telefoon, dan kijk je mee zonder iets te hoeven doen.
Bel je zelf een klant, dan werkt het ook de andere kant op. Autoflex kan bij een uitgaand gesprek de juiste relatiekaart alvast openen, als je dat zo instelt. Terwijl de telefoon overgaat, heb jij de gegevens al voor je. Handig als je belt over een afspraak, een werkorder of een auto die klaarstaat.
En herkent Autoflex het nummer niet? Dan krijg je een zoekscherm. Daar zoek je zelf verder of maak je de nieuwe relatie meteen aan. Ook een onbekende beller kost je dus geen extra werk.
De Autoflex Telefooncentrale in het kort
- Het nummer van de beller wordt herkend en de juiste relatiekaart opent vanzelf.
- Klantgegevens, gekoppelde voertuigen, openstaande werkorders en openstaande posten staan er direct bij.
- Vanaf de relatiekaart klik je door naar de planning of de workflow.
- Ook bij uitgaande gesprekken, als je dat instelt.
- Onbekend nummer? Je krijgt een zoekscherm en maakt de relatie direct aan.
- Werkt met 3CX, Xelion, KPN Desktop Integratie en andere VOIP-systemen die een webadres kunnen openen.
- Geen installatie op je werkplekken en geen extra software bij je telefonieleverancier.
Wie werken er met de Autoflex Telefooncentrale?
Iedereen die de telefoon opneemt heeft er iets aan. Wat je eraan hebt, verschilt per rol.
Voor de receptie, die de hele dag de telefoon aanneemt
Je ziet wie er belt voordat je opneemt, dus je hoeft geen naam of kenteken meer uit te vragen. De lopende werkorder en de afspraak in de planning staan er meteen bij. Je kunt sneller antwoord geven en je klant merkt dat je hem kent.
Voor de chef werkplaats, die tussen de brug en de balie schakelt
Een klant belt over zijn auto en jij ziet direct welke order onderhanden is. Geen zoektocht meer door kentekens of ordernummers, zeker niet als je net uit de werkplaats komt lopen.
Voor de verkoper, die klanten terugbelt over een auto
Bel je een klant over een auto die klaarstaat of een offerte die openstaat, dan opent zijn kaart al terwijl de telefoon overgaat. Je weet precies waar het gesprek over ging.
Voor de administratie, die achter openstaande posten aan belt
Je ziet bij het gesprek meteen welke facturen openstaan en welke orders erbij horen. Dat scheelt zoeken en voorkomt dat je een klant belt over een post die net betaald is.
Welke telefooncentrales kun je koppelen?
Zo werkt het instellen
- Wij zetten de Telefooncentrale aan voor jouw bedrijf.
- In Autoflex ga je naar Instellingen, tabblad Koppelingen, tab VOIP. Je kiest je systeem en kopieert de koppeling-URL.
- Die URL plak je in je telefooncentrale, bij de instelling voor een externe URL. Aanzetten voor inkomende gesprekken, en voor uitgaande als je dat wilt.
- Laat iemand je bellen met een nummer dat in Autoflex staat. De relatiekaart hoort vanzelf te openen.
De stappen per telefooncentrale staan in de documentatie. Kom je er niet uit, dan helpt de Servicedesk je verder.
Wat levert het op?
Eén klant opzoeken kost een halve minuut. Dat is te overzien. Maar reken het eens door voor een gewone dag aan de balie.
Bespaar je bij 30 gesprekken per dag telkens een halve minuut, dan is dat een kwartier per dag. Op jaarbasis ruim 60 uur. Tijd die naar je klanten gaat in plaats van naar zoeken.
De grootste winst zit in het gesprek zelf. Je weet wie je aan de lijn hebt, je ziet waar het over gaat en je kunt meteen antwoord geven. Dat merkt je klant, elke keer dat hij belt.
De Telefooncentrale is één van de componenten van Autoflex 10. Wil je de korte samenvatting met de voordelen op een rij? Die staat op de componentpagina Telefooncentrale.